Por: Nelson Fernando Mariño Fonseca, director de Decisiones Logísticas

En la primera entrega, de esta serie de los amortiguadores o buffer de la cadena de suministro se trató el tema de capacidad de planta, recomendando como indicador clave la activación, que es el porcentaje de unidades fabricadas y efectivamente vendidas en el periodo. En esta segunda parte, se tratará el tema de bodegas y su rol como amortiguador dentro de la cadena.

Bodegas: los almacenes, por definición son el principal amortiguador de la cadena; son por excelencia los nodos de regulación entre diferentes actores de la red logística. Ninguna planta puede producir instantánea y ubicuamente los productos que el cliente o consumidor requiere, no importa la posición en los eslabones de su red logística, por lo que administrar esas variaciones es función esencial de las bodegas.

Diferentes razones implican tener bodegas: eficiencia, condiciones de producción, acceso geográfico, tipo de vehículo que puede entregar y su eficiencia, perfil de la entrega, ventanas de tiempo, tiempo de entrega, entre otros, son razones para que centros de distribución, bodegas o plataformas logísticas sean nodos necesarios de cualquier red logística.

De hecho, deben tener más holgura que otros nodos, porque regulan la entrada y salida entre diferentes actores. Por ejemplo, si es un proveedor de materia prima de una planta, los pedidos típicos cubren la producción de varios productos y periodos de producción; así mismo el transporte suele ser en vehículos de gran tamaño y el almacenamiento es requerido. Más aún, si el suministro es importado mayor será el nivel requerido de inventario.

Si es el centro de distribución conexo a una planta, los calendarios y horizontes de producción suelen ser más amplios que la ventana de despacho. Por ejemplo, una planta produce 7 días x 3 turnos vs bodegas, cuyos clientes solo reciben en 6 días (sin contar festivos) y 12 horas. Así existiera sincronización perfecta entre oferta y demanda, la capacidad de alistamiento y despacho del almacén debería ser más del doble, porque el almacén debe despachar en la semana en 72 horas lo que la planta produjo en 168 horas. Si a ello se adicionan las restricciones de tamaño de lote, frecuencias de producción, variaciones naturales de demanda, o restricciones de circulación vehicular, la tasa de despacho por hora o día debería ser muy superior, así transcurran muchos días u horas que no se utilice.

Ahora si es un comercializador, su almacén debe tener la capacidad de atender las variaciones de clientes y consumidores versus la frecuencia de suministro de sus proveedores. Así mismo entre más productos, más holgura necesaria ya que la variación de demanda se incrementa. Estas son consideraciones que se deben incorporar en la estimación del tamaño del almacén y sus diferentes actividades.

¿Qué considerar en un nodo de almacenamiento?

Recibo: en términos generales comprende la capacidad de admitir los diferentes productos y proveedores. La manera más directa de medirla es el número de puertas y sus zonas de recibo. Claro depende del modo de embalaje de los productos que se reciben. Por ejemplo, si el producto es una materia prima que viene en “big bag” o en carros cisternas, son estos los puntos a dimensionar y el respectivo espacio, bien sea en el silo o en el almacén.

Si es estibado, el tiempo y zona de descarga es menor a si es en carga suelta y esta definición es clave en el número de puertas y el espacio. El transporte estibado suele ser más ineficiente desde el punto de vista de uso del vehículo, pero más eficiente desde el punto de vista de tiempos de carga y descarga. En distancias de carretera largas y/o con fletes altos se prefiere el transporte en carga suelta (claro si es adecuado para el manejo y cuidado del producto), buscando un menor flete por unidad de producto, pero esto implica mayor tiempo de carga y descarga lo que se traduce en más puertas y espacio de recibo en los almacenes. El flete por unidad suele ser más alto cuando en transporte es estibado.

Ahora en algunos casos como por ejemplo la industria de bebidas, se ha logrado maximizar su capacidad, con el diseño de carrocerías que permiten carga plena de producto estibado, claro acompañado del empaque y embalaje respectivo. Cadenas con productos de volumen o tamaños irregulares no lo logran tan fácilmente.

Las mediciones más simples asociadas al recibo son las unidades que pueden ingresar por unidad de tiempo; otras veces el número de puertas (con sus respectivas áreas) puede ser un buen indicador. Algunas bodegas comparten puertas entre recibo y despacho por lo que la medición debe hacerse en función de las horas disponibles para cada actividad.

Almacenamiento: esta es la definición de cuantas unidades se estima deben guardarse.
El valor es determinado fundamentalmente por la política de inventario, que debe definir la cantidad a almacenar, la frecuencia de pedido y el tamaño de la orden para cada referencia por cada nodo de la red, considerando los elementos básicos de la variación entre oferta y demanda.

Otros elementos para incorporar en la capacidad de almacenamiento son la estacionalidad (natural en productos alimenticios agrícolas) o la frecuencia y cantidad de suministro y su origen. Por ejemplo, al comparar un abastecimiento marítimo versus el terrestre, si bien el costo por tonelada es inferior en el transporte marítimo, por la naturaleza del mayor volumen a mover implica mayor capacidad de almacenamiento por lo que se debe considerar este balance.

Aunque en un centro de distribución pueden existir muchas zonas diferentes para almacenar productos con distintas tipologías o unidad de manejo logístico (empaque y embalaje) una medida práctica es las posiciones totales y su porcentaje de ocupación.

Alistamiento: esta capacidad se refiere a la cantidad de pedidos o unidades a despachar por unidad de tiempo. No es lo mismo un centro de distribución que deba alimentar otros nodos de la red y cuyos despachos sean consolidados, que uno que atienda canales minoristas o directamente al consumidor. Las áreas y procesos de preparación son diferentes en tamaño, tecnologías a usar y ventanas de tiempo. Así mismo un portafolio con más amplitud y variedad de productos, hacen más intensivo el picking por lo que la necesidad será diferente. La medición más frecuente asociada al alistamiento es en pedidos o unidades alistadas por unidad de tiempo (e.g. unidades por día ó pedidos por día)

Despacho: esto es la tasa o throughput es función de cuántos vehículos, unidades o pedidos se envían por unidad de tiempo. Es diferente a la anterior porque las ventanas horarias son distintas. Puede ser que el alistamiento sea a 2 o 3 turnos, pero los horarios de despacho suelen ser menores dados los horarios de atención de los clientes. Puertas y zonas de espera suelen ser la restricción más crítica en un CD.

No se trata de tener un tablero donde indique cual es la capacidad o tasa de cada uno de los procesos descritos (recibo, almacenamiento, alistamiento y despacho) de cada nodo. Estas capacidades son determinantes como criterios de diseño y el perfil operacional de cada uno de los nodos. Es decir, si por ejemplo el nodo debe administrar productos importados, que llegan en grandes volúmenes, suponga con una frecuencia de 7 a 8 veces en el año, habrá momentos que se requieran espacios adicionales de almacenamiento con mayor capacidad de recibo y la holgura de diseño debe permitirlo. De manera similar si por ejemplo maneja productos de cosecha, deberán contemplarse medios de almacenamiento alternativos o flexibles y es parte de la naturaleza del diseño y el amortiguador respectivo. Un operador externo puede ser una alternativa temporal, pero esto tiene asociado costos de transporte y servicio adicionales que no se deben dejar de lado.

El indicador más fácil de llevar en un tablero general de indicadores de toda la cadena es la ocupación de los almacenes. Nuevamente no hay una única regla de ocupación y depende de la configuración de la cadena, pero en centros de distribución ocupaciones por encima del 85% pueden empezar a presentar problemas de productividad que se reflejan en reducción de rendimiento de otros procesos. Ni mencionar cuando los pasillos se ocupan por que las estanterías están llenas, que además de los problemas de productividad, conllevan inconvenientes de seguridad.

Lo clave es entender que un centro de distribución o cualquier nodo de la red logística, son reguladores de las variaciones de la cadena, necesarios por condiciones de operación, su flexibilidad es clave en la administración de la cadena. En principio no suena bien decir que se diseñará un almacén con puertas adicionales o para una ocupación media quizás del 65% pero recuerde, bodegas y centros de distribución son el buffer más crítico en la cadena y dentro del diseño estas capacidades extras, serán útiles más adelante.