Por: *Helman Puentes ®
MSCH, Economista, Consultor Senior en SCM y Logística. 

Este artículo concentra algunos elementos clave que determinan el almacenamiento y la automatización para operaciones de logística. En primer lugar se hace un repaso (no exhaustivo) sobre los ocho principales tópicos básicos para la construcción de almacenes y sus normas técnicas de referencia iniciales. En esa tabla se permite observar la amplitud técnica de ingeniería civil y otras ramas del conocimiento involucradas. En segundo lugar, los tres tips muy resumidos sobre la importancia de implementar distintos niveles de sistemas automatizados para WMS, finalizando con un repaso sobre la cultura de los datos que dinamiza la relación de entendimiento hombre-máquina y que representa la verdadera base de la innovación tecnológica en logística.

Para escribir este artículo me he concentrado en dos temas fundamentales: qué significa el almacenamiento para la industria logística y cuáles son las claves para la implementación de una automatización del tipo WMS (Warehouse Management System) desarrolladas para almacenes y gestión de inventarios. Estos dos asuntos rondan en la cabeza de todos y han sido sin duda temas de las mejoras que todos queremos a nivel operativo.

Primero, el almacenamiento, tiene que ver directamente con la preservación de artículos, bienes de consumo, todo tipo de mercancías y/o insumos y requiere de esfuerzos muy considerables en ordenamiento, conservación, disponibilidad, alistamiento, inspección y en ocasiones incluye temperaturas controladas de refrigeración o de congelamiento según el tipo de productos como alimentos o vacunas.

Pero el otro aspecto además de la infraestructura, la locación, la ubicación geográfica, las estanterías, los equipos de tracción – elevación, los pisos superplanos, las rampas de nivelación o las mangas de control de temperatura, tiene que ver con la velocidad a la cual circula el inventario. 

Cuando el número de productos (SKU) es grande y en adición corren en contra las fechas de caducidad; es ahí donde el inventario juega en contra del proceso operativo y el impacto directo del rubro contable de la cuenta 3 (Inventarios) impacta directamente el estado de resultados y el balance, por la simple razón de que el inventario tiene una obligada contrapartida contable ya sea con el Pasivo o con el Patrimonio empresarial.  

El inventario que hace parte del activo contable tiene sí o sí una contrapartida solo por dos únicas razones: se lo debo a alguien (es un pasivo como mercancías en depósito) o el inventario lo he costeado y pagado con recursos empresariales propios (lo he pagado con el Patrimonio). Como sea, alguien paga por la contrapartida de inventario en las cuentas del activo para sostener la igualdad contable y también a alguien se le cargan sean de manera directa, indirecta distribuida e inclusive oculta los costos operativos de sostener la gestión del almacenamiento.   

Tener claridad en estos dos principios le proporcionará una guía para la felicidad de sus operaciones de almacén, pero entender perfectamente este aspecto sin duda es una de las principales leyes del almacenamiento: saber cuánto vale el inventario (tener la certeza) y entender cuánto cuesta sostenerlo (costo operativo). En el momento cuando usted y su organización logren desarrollar la dinámica de estos números ya estamos felices y a salvo, o por lo menos entendimos de qué se trata la tarea.

El segundo punto de reflexión es cómo automatizar ese proceso operativo con las tecnologías disponibles y al alcance de la organización; este aspecto no solo se trata de dinero disponible para invertir en tecnología, también tiene otros alcances. Muchos usuarios creen que existen fórmulas mágicas de automatización y control de inventarios sobre un sistema de cómputo que todo lo puede soportar, pero este aspecto tiene varios retos igual de importantes.

Un Sistema para la Gestión de Almacenes (SGA) es un software diseñado para mejorar y optimizar las operaciones del almacén. Un SGA eficaz puede revolucionar la satisfacción del cliente y la eficiencia operativa de su centro de distribución (CEDIS). Existen por lo menos tres tipos principales de sistemas enfocados a la gestión de almacenes:

• SGA independiente. Es un Warehouse Management System (WMS) cuya aplicación está dedicada a suplir controles de entradas, preparación de salidas y devoluciones de incorporación el cual incluye procesos de inspección y auditorías de conteo físico y prepara la cuenta de inventario para los ciclos contables del estado de resultados y el balance general. 
• SGA modular para Planificación de Recursos Empresariales (ERP). En este caso el WMS pertenece a un software más grande que incluye otros módulos de planificación de recursos, materiales, materias primas, envases, empaques y embalajes generalmente asociados a sistemas productivos. En este caso, el inventario hace parte del control de aspectos empresariales más robustos y vinculados con otros procesos operativos, los cuales se complementan.
• SGA modular para Gestión de la Cadena de Suministro (SCM).  Cuando se expresa que es un sistema modular para la cadena de suministros, es claro que hace parte de diseños de procesos entre varias entidades o empresas, vinculados a través de redes de negocios o de sistemas de distribución de mercancías nacionales o internacionales que pueden incluir infraestructura multimodal y gestión aduanal.   De todas maneras la trazabilidad (Tracking) es el plato principal de estos sistemas de seguimiento y control y este tipo de aplicaciones se usan fundamentalmente para distribuir mercancías; en los tiempos modernos su enfoque operativo es dar seguimiento a la paquetería de las compras en línea y de la distribución física requerida por la omnicanalidad usada como estrategia comercial para la experiencia del cliente con respuesta física en la entrega de los productos.

Cada tipo de SGA ofrece sus propias ventajas y consideraciones. Tras elegir el SGA adecuado para su negocio, podrá optar por instalar la aplicación localmente o en la nube, lo que sigue es seleccionar la ubicación de los servidores del software y en quién los mantiene.

Sin embargo, el control físico de las mercancías y la infraestructura van primero o ya estaban cuando llegaste a la operación.  Esto implica que la organización ha resuelto la lógica del negocio respecto a los temas de custodia, preservación, inspección y el obligado cruce contable.

Primero: Los ocho tips de las características y preferencias para la infraestructura de Almacenamiento:

Las opciones son amplias y variadas, como es lógico depende de la industria y el tamaño del proyecto; sólo para fines de aproximación se presentará una tabla que no es exhaustiva pero sí le dará una idea del amplio espectro de ingeniería y normatividad incluido en la infraestructura física para el almacenamiento:

Característica	Observaciones	Plus	Algunas Referencias
Pisos superplanos.	Revisar capacidades de operación, carga estética, planicidad, nivelación, equipo de carga	Diseño sobre especificaciones de uso Laser, pruebas de laboratorio	ASTM E1155 NOM varias NMX-AA-164-SCFI-2013 ACI 302.1R-96 ACI 117R-90 BS EN 12794:2005 BS EN 1168:2005
Estructuras de paredes prefabricadas	Muros prefabricados Medidas estándar	Según módulo y alturas Revisión para diferentes climas Revisión para regiones cálidas	NMX-C-406-ONNCCE-2014 NOM-031-STPS-2011 IS 15916: 2020 BS 8297 EN 13693 BS EN 14991:2007
Techos y cubiertas prefabricadas	Estructuras metálicas prefabricadas	Rápido ensamblaje Estándar de construcción Pruebas de esfuerzo de vigas y tensores	BS EN 13369:2004
Sistemas de ventilación	Extractores eólicos Extractores eléctricos Ventilación forzada Ventilación de evacuación Ventilación evaporativa	Reducción térmica Mejoramiento ambiental Reducción de estrés laboral	NOM-019-STPS-2004 HVAC (Heating, Ventilation and Air Conditioning) NOM-016-STPS-1993 HVLS (High Volume Low Speed)
Sistemas de iluminación	Determinación de voltajes Tecnología LED Vida Útil Capacidad de Cobertura Tarifas	Revisión de cobertura y calor interior Revisión de temperatura Normas de instalación Solar para exteriores/interiores	NOM-025-STPS-2008 NOM-017-ENER/SCFI-2012 NOM-028-ENER-2010 NOM-031-ENER-2012
Sistemas contra incendio y detección de humo	Equipo fijo y móvil Pasivos y Activos Tipos de materiales, espuma, polvo químico, agua, aditivos Equipo de supresión Equipo de bombeo y rociadores	Respetuosos con medio ambiente Alta expansión	NOM-002-STPS-2010
Estanterías, rampas de nivelación, conveyors y bandas transportadoras	Capacidad de carga Capacidad del Piso  Tipos de mercancía, lotes Tipos de montacargas Alturas de techo, cerchas	Varias opciones Varias aplicaciones Bodegas autosoportadas	Numerosas marcas y modelos Buena oferta industrial
Montacargas y equipos	Tipo de carga Altura de la estantería Tipo de piso para operar	Variedad y tipos de accesorios Variedad de aplicaciones Polipastos, clamp, etc	Numerosas marcas y modelos Buena oferta industrial

 

Con este ejemplo puede observarse la amplitud, la variedad de asuntos y normativas que implican los sistemas físicos para almacenamiento de mercancías. Según la ubicación geográfica y el giro del negocio se deben incluir extensos temas de regulación antisísmica, acometidas de potencia eléctrica, refrigeración y sus normativas ambientales, legislaciones y reglas para medicamentos; códigos de rombos para productos peligrosos, tratamiento de aguas y recuperación ambiental y un largo etcétera, que vinculan adicionalmente maquinaria y equipo especializado según el producto y el negocio.   

Siempre encontramos que abundan titulares sobre robotización, cámaras de frío inteligentes y vehículos autónomos, pero los ingredientes materiales y tangibles de la infraestructura de la tabla anterior serán los que determinen la realidad operativa.  La tecnología de software y el poder computacional no garantizan por sí solos eficiencia operativa y resiliencia para conducir un almacén de gran tamaño. Primero va la infraestructura física necesaria para asumir el siguiente reto de incorporar, estandarizar y customizar las otras tecnologías blandas que la complementan y hacen posibles las transacciones en la Red de Suministro o la SCM.

 

Los tres tips y preferencias para un WMS de Almacenes

• Beneficios Genéricos de un WMS. Aplica para cualquier tipo de implementación.

Mejorar la eficiencia operativa: Sin duda, un software de WMS optimizará los procesos de su centro de distribución, reduciendo errores de digitación, reemplazando la entrada manual de datos, el análisis y la toma de decisiones por procesos automatizados y estadísticas que se reflejan en automático. Aquí el punto es seleccionar la plataforma adecuada y adaptarla a su negocio, para abordar los puntos críticos de su operación. En este punto hay que comprender que estas plataformas son impulsores o soportes computacionales para fortalecer la gestión y darle respaldo a las transacciones y las comunicaciones que han sido obtenidas de un diseño previamente estructurado y planeado; pero no es una solución en sí misma.    

Reducir los errores para mejorar el rendimiento del cumplimiento: Como el WMS se estructura por procesos operativos previamente definidos, puede integrar y automatizar el respaldo del cumplimiento de pedidos, reduciendo la probabilidad de errores humanos y proporcionando visibilidad en tiempo real del procesamiento de pedidos para una rápida identificación y resolución de problemas. Está claro que el control de fechas, la trazabilidad de lotes y pedidos, las cantidades en tránsito y las alertas son el plato principal de estos sistemas.

Mejorar la gestión del inventario: Las funciones comunes de gestión de inventario de un WMS incluyen el seguimiento de la ubicación del inventario en tiempo real, la trazabilidad del movimiento histórico del inventario y las funciones que ayudan a maximizar la utilización del espacio, los cortes de costo y valoración del inventario facilitan el conteo físico y permiten el cruce contable.

Mejorar la gestión de la recepción y el despacho: Las funciones comunes de recibir mercancías, realizar alistamientos, picking y packing y el despacho se facilitan mucho con la gestión cuando se trabaja desde un WMS. La inspección de embarque y los procesos de expedición de documentos para generar guías de transporte y facturas son muy ágiles cuando se trabaja en línea. Los aspectos de logística inversa y producto paseado también tienen fuerte impacto en los procesos de recepción, pero en una buena implementación con RFID, o código de barras, un sistema de soporte ayuda mucho para realizar estas tareas con un sencillo aparato de lectura que podría reincorporar y ubicar mercancías después de una inspección.

• Selección del tipo de WMS.  Decisiones entre procesos operativos, requerimientos y tamaño del negocio.

Un sistema de gestión de almacenes independiente es una aplicación de software autónoma que se centra exclusivamente en la gestión de las operaciones del centro de distribución. La funcionalidad especializada y los desafíos de la integración con otros sistemas son los asuntos a resolver en la implementación. Asimismo, los costos de interfases y alojamiento de datos siempre serán los temas a resolver.

Aquí siempre están presentes las decisiones sobre el tamaño de operaciones ampliadas o distribuidas con comercio electrónico que involucran múltiples ubicaciones y procesos complejos, con la necesidad de funciones de WMS especializadas o flexibles para gestionar eficazmente el negocio.  No hay que perder de vista los entornos regulados que requieren una trazabilidad y gestión precisa del inventario, como proveedores de logística externos (3PL), alimentos, bebidas, refrigerados, congelados y productos farmacéuticos. La felicidad también se encuentra en resolver esos retos.

En segundo lugar, si la solución es basada en módulos ERP, probablemente reducirá la necesidad de desarrollar interfaces de software entre un WMS independiente y el ERP, lo que reduce la complejidad de la conexión con los datos de finanzas, RR. HH. y compras y los ajustes contables del inventario.

La funcionalidad podría ser más limitada para operaciones complejas, lo que puede representar un problema si tiene una operación ardua o engorrosa o necesita funciones especializadas. Estos temas son largos y costosos pero deberían estar previstos con anticipación en un proyecto de implementación, que generalmente se usa para empresas manufactureras que pueden aprovechar un WMS integrado con ERP para optimizar el almacenamiento de materias primas, productos en proceso con múltiples sistemas de empaque y embalaje, de tal forma que el almacenamiento y la distribución de productos terminados se vincula directamente y por etapas en estos procesos con la planificación y programación de la producción.

Las empresas con ventas multicanal pueden utilizar un WMS ERP para integrar la gestión de inventario en estos canales, vinculando directamente con los procesos de ventas, marketing y finanzas.

En tercer lugar, un sistema de gestión de almacenes con módulos para la cadena de suministro se refiere a un módulo WMS dentro de un sistema más amplio de gestión de la cadena de suministro (SCM). Los SCM son sistemas de software integrales que gestionan el flujo de mercancías, información y finanzas a lo largo de toda la cadena de suministro, desde los proveedores hasta el consumidor final. Un WMS dentro de un sistema SCM probablemente priorice la perspectiva más amplia de la cadena de suministro, permitiendo la conexión del WMS con datos y sistemas más amplios de la cadena de suministro, provenientes de proveedores, clientes y plantas de fabricación.

3. Elección entre la nube o local. El alojamiento de datos es un asunto entre el control de datos del negocio y la potencia computacional.

Un WMS en la nube se instala en servidores externos en un centro de datos, generalmente un servicio gestionado por un proveedor externo, mientras que un WMS local se instala en servidores en su centro de datos y es gestionado por recursos de TI internos. 

Los beneficios de un sistema de gestión de almacenes en la nube tienen que ver con accesibilidad y escalabilidad: Los sistemas WMS en la nube son probablemente más accesibles fuera de las instalaciones y desde dispositivos móviles, ya que las aplicaciones en la nube son accesibles desde cualquier lugar con conexión a internet. 

La reducción de costes iniciales es el principal factor, en virtud de que se reduce la necesidad de una inversión de capital significativa en hardware, licencias de software o infraestructura informática ya que muchas soluciones WMS en la nube funcionan con un modelo de suscripción.

Por otra parte, algunos sectores o regiones tienen regulaciones estrictas sobre el almacenamiento y manejo de datos. En estos casos y para asuntos corporativos grandes se usan Centros de Datos especializados, dada la sensibilidad de los datos, la información procesada y almacenada, por ejemplo los bancos, entidades estatales y algunas farmacéuticas. 

La cultura de los datos: la verdadera base de la innovación tecnológica en logística

En el ámbito de la logística moderna, la incorporación de tecnologías como RFID, visión artificial, sensores IoT o plataformas de analítica avanzada suele presentarse como la respuesta definitiva a los desafíos operativos. Sin embargo, la experiencia demuestra que sin una cultura de datos consolidada, ninguna de estas inversiones genera un impacto real y sostenible.

La madurez operativa no se alcanza acumulando dashboards repletos de indicadores, sino cuando los equipos —todavía compuestos en gran parte por talento humano— son capaces de interpretar los datos y traducirlos en decisiones inmediatas: ajustar turnos de trabajo, redistribuir inventarios o corregir rutas en cuestión de minutos. En este sentido, la tecnología actúa como un habilitador, no como un sustituto de la capacidad analítica interna.

Un ejemplo claro se observa en la trazabilidad. Registrar información no es suficiente; lo relevante es que el sistema genere respuestas automáticas ante desviaciones críticas. Si un pallet rompe la cadena de frío o un lote se retrasa en un centro de consolidación, la plataforma debe activar protocolos predeterminados: aislamiento del lote, cambio de mercancía, reasignación de transporte o notificación proactiva al cliente. La trazabilidad efectiva no reside en la cantidad de datos almacenados, sino en la capacidad de respuesta operativa que estos habilitan.

En la logística de la cadena de frío, este principio adquiere aún mayor relevancia. Una variación de apenas medio grado puede traducirse en pérdidas millonarias. La ventaja competitiva, por tanto, radica en la detección temprana y en la ejecución de medidas correctivas en tiempo real, antes de que la desviación se convierta en un daño irreversible.

Del mismo modo, los esquemas de nearshoring y hubs regionales plantean retos más allá de la reducción de costos o la mitigación de riesgos. El verdadero desafío se centra en el software de coordinación entre nodos, capaz de sincronizar inventarios, transporte y pronóstico de la demanda en una sola capa de visibilidad compartida. Este nivel de integración requiere no solo infraestructura tecnológica, sino también procesos estandarizados y equipos humanos con competencias analíticas.

En consecuencia, el camino más viable no consiste en robotizar operaciones de manera indiscriminada, y mucho menos a cualquier costo, sino en escalar gradualmente por capas, fortaleciendo la cultura de datos, diseñando procesos interpretables y priorizando la automatización estratégica. De lo contrario, la tecnología corre el riesgo de convertirse en una inversión meramente estética: vistosa, pero carente de retorno tangible sobre la inversión y el esfuerzo de implementación que se requiere. En última instancia, la diferencia entre un almacén tecnológicamente equipado y una operación competitiva radica en la forma en que la organización combina la inteligencia tecnológica con el conocimiento interno de los humanos que lo lideran.

En la búsqueda de la felicidad, la pregunta que permanece es inevitable:

¿Su cadena de suministro ya integra tecnología y cultura de datos en un mismo lenguaje operativo, o aún espera que la automatización por sí sola le resuelva los problemas estructurales?

Helman Puentes. ®
MSCH, Economista, Consultor Senior en SCM y logística. 
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